Een evenement aanvragen

Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen … in orde te zijn?

Door jouw evenement aan te vragen via ons online evenementenloket, krijg je een uitgebreid overzicht van jouw taken en verplichtingen als organisator en kunnen we nagaan of jouw activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.

Wanneer heb je een toelating nodig?
Je hebt voor jouw evenement een toelating nodig als:

  • jouw evenement plaatsvindt op openbaar domein (naast de openbare weg zijn dat ook openbare plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn zoals parken, parkings of pleinen)
  • je op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is (al dan niet met toegangsgeld).

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?

  • Voor grotere evenementen (meer dan 800 bezoekers) moet de aanvraag minstens 90 dagen vooraf gebeuren.
  • Voor kleinere activiteiten of evenementen (zoals buurtfeesten) is de termijn 30 dagen.

Dien jouw aanvraag dus tijdig online in. Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.

Hoe verloopt de aanvraag?

1. Maak met jouw vereniging een account aan op het Eaglebe evenementenloket of log in.
Een account aanmaken heeft heel wat voordelen:

  • Je kan zo een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen.
  • Als je later een nieuw evenement wil aanvragen, zijn jouw gegevens al opgeslagen.
  • Je kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij een nieuwe aanvraag.

2. Selecteer “Nieuwe aanvraag” en kies “Niel”.

3. Klik op “Aanvraag evenement” en vervolledig het formulier.

  • Op enkele plaatsen in de aanvraag kan je bestanden toevoegen. Gelieve hier maximaal gebruik van te maken om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van het evenement. 
  • Wanneer je op jouw evenement tijdelijke constructies plaatst zoals een (party)tent, een eetkraam, een EHBO-post, opblaasbare structuren, nooduitgangen, … dan moet je een inplantingsplan indienen.
  • Vink op de laatste pagina beide vakjes m.b.t. de algemene voorwaarden en contactinfo aan. Druk op ‘verzend’ om jouw aanvraag in te dienen.

4. De dienst Vrije Tijd behandelt jouw aanvraag en verzamelt de nodige adviezen van de betrokken diensten.

5. De dienst Vrije Tijd brengt je als organisator en de betrokken diensten op de hoogte van de beslissing. 

Je kan trouwens de status van jouw aanvraag mee volgen:

  • validatie: de aanvraag is in verwerking
  • onvolledig: er ontbreken gegevens. We nemen contact met je op.
  • geweigerd: het evenement is niet toegelaten.
  • advies: adviezen worden gevraagd aan de betrokken interne en externe diensten.
  • probleem: een negatief advies wordt intern verder onderzocht.
  • autorisatie: verwerking in de eindfase.
  • goedgekeurd: het evenement is goedgekeurd.
  • afgekeurd: het evenement is niet goedgekeurd.

Hulp nodig? Onderaan deze pagina vind je een uitgebreide handleiding. Je kan ook gerust de Dienst Vrije Tijd contacteren op vrije.tijd@niel.be of 03 451 11 10.

Ik wil een evenement aanvragen