Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Bent u wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet u doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen … in orde te zijn?
Door uw evenement aan te vragen via ons online evenementenloket, krijgt u een uitgebreid overzicht van uw taken en verplichtingen als organisator en kunnen we nagaan of uw activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.
Wanneer heeft u een toelating nodig?
U hebt voor uw evenement een toelating nodig als:
- uw evenement plaatsvindt op openbaar domein (naast de openbare weg zijn dat ook openbare plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn zoals parken, parkings of pleinen)
- u op privaat domein (zowel binnen als buiten) een fuif of muziekoptreden organiseert dat publiek toegankelijk is (al dan niet met toegangsgeld).
Wanneer moet u uw aanvraag indienen?
- Voor grotere evenementen (meer dan 800 bezoekers) moet de aanvraag minstens 90 dagen vooraf gebeuren.
- Voor kleinere activiteiten of evenementen (zoals buurtfeesten) is de termijn 30 dagen.
Dien uw aanvraag dus tijdig online in. Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden.
Hoe verloopt de aanvraag?
1. Maak met uw vereniging een account aan op het Eaglebe evenementenloket of log in.
Een account aanmaken heeft heel wat voordelen:
- U kan zo een deel van de aanvraag invullen en later verder aanvullen.
- Als u later een nieuw evenement wil aanvragen, zijn uw gegevens al opgeslagen.
- U kan een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij een nieuwe aanvraag.
2. Selecteer “Nieuwe aanvraag” en kies “Niel”.
3. Klik op “Aanvraag evenement” en vervolledig het formulier.
- Op enkele plaatsen in de aanvraag kan u bestanden toevoegen. Gelieve hier maximaal gebruik van te maken om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van het evenement.
- Wanneer u op uw evenement tijdelijke constructies plaatst zoals een (party)tent, een eetkraam, een EHBO-post, opblaasbare structuren, nooduitgangen, … dan moet u een inplantingsplan indienen.
- Vink op de laatste pagina beide vakjes m.b.t. de algemene voorwaarden en contactinfo aan. Druk op ‘verzend’ om uw aanvraag in te dienen.
4. De dienst Vrije Tijd behandelt uw aanvraag en verzamelt de nodige adviezen van de betrokken diensten.
5. De dienst Vrije Tijd brengt u als organisator en de betrokken diensten op de hoogte van de beslissing.
U kan trouwens de status van uw aanvraag mee volgen:
- validatie: de aanvraag is in verwerking
- onvolledig: er ontbreken gegevens. We nemen contact met u op.
- geweigerd: het evenement is niet toegelaten.
- advies: adviezen worden gevraagd aan de betrokken interne en externe diensten.
- probleem: een negatief advies wordt intern verder onderzocht.
- autorisatie: verwerking in de eindfase.
- goedgekeurd: het evenement is goedgekeurd.
- afgekeurd: het evenement is niet goedgekeurd.
Hulp nodig? Onderaan deze pagina vindt u een uitgebreide handleiding. U kan ook gerust de Dienst Vrije Tijd contacteren op vrije.tijd@niel.be of 03 451 11 10.